ORGANIZACION DE EVENTOS Y PROTOCOLOS

ORGANIZACIÓN DE EVENTO Y PROTOCOLO

INTRODUCCIÓN

• Definición de eventos

• Claficación de evento

• Etapas del evento

¿QUE ES EVENTO?

En su esencia, un evento es una ocasión planificada y organizada que reúne a personas con un proposito específico. Un evento puede variar en tamaño, proposito y formato, pero siempre implica congregación de individuo en un espacio y tiempo determinados. En otras palabras, el concepto de evento abarca cualquier actividad programada que reúne a personas para compartir una experiencia común.

Eventos

¿Para que sirve los evento?

Los eventos sirven para cubrir una amplia gama de propósito, dependiendo del contexto y de los objetivos de los organizadores. Puede estar dentro del contexto de una celebración de un sitio importante (cumpleaños, bodas,festividades,etc.) pero tambien dentro de la comunicación y el networking en el marco corporativo, la educación y la formación. la promoción y el marketing e incluso el puro entretenimiento como es el caso de festivales, conciertos, competiciones deportivos, etc.

Importancia de los eventos:

Los eventos, en todas sus formas y tamaños, desempeñan un papel esencial en nuestra sociedad. Facilitan la comunicación, la educación, el entretenimiento y la promoción, creando oportunidades para conectar y compartir experiencias. Entender qué es un evento y conocer los diferestes tipos del evento es fundamental para apreciar un impacto y relevancia. Ya sea que estemos celebrando sitio personal, aprendiendo en una conferencia po disfrutando de un consierto, los eventos enriquecen nuestras vidas de innumerables maneras.

Tipos de evento

Existen tantos tipos de eventos como propósitos para celebrarlos. Aun así, Podemos clasificarlos atendiendo a ese criterio o centrándonos al número de asistentes.Así  pues, a continuación hablaremos de dos tipos de eventos el sociales y el corporativo.

Eventos sociales

Es una estrategia de comunicación para presentar un nuevo producto para generar una imagen de marca, sin duda alguna es una buena forma de captar y conocer al publico objetivo. Como evento sociales conocemos aquel suceso o acontecimiento importante a lo largo de nuestras vidas que amerita una celebración particular y especial. Un espacio donde compartimos con las personas y familiares que hacen este momento algo grato en este momento. Los eventos sociales dependiendo de su importancia y el tipo de evento implica una consecuencia al lugar (decoración, A y B, musica y todo lo que tiene que ver con el proposito de esté.

Los eventos siciales más destacados son:

• Bautizo
• Primera comunión
• Quinceañero
• Grado
• Boda 
• Aniversario de boda

A y B

Alimentos y Bebidas al igual que los eventos corporativos estos eventos requiere de una planacion y organización especial ademas de que esto aumenta contar con el recurso economico para lograr el producto de nuestro evento.

Eventos coorporativo

Un acto que reune a las personas con intereses afines profesionales que comparten los mismo objetivo comó empleados,clientes,provedores y las alianza que se logra con este tipo de eventos. Se suele presentar las novedades al proximo año, se entrga premios y lasamientos de productos y todas las situación que incentiven y posiciones la marcá, el beneficio del evento cooporativo es lograr una estrategia de marketing, ademas ayuda a fidelizar los clientes se establece alianza, genera contenido de medios de tu marcá, se obtiene mayor visibilidad y mejira la reputación de la marcá.

Pasos para lograr eventos con exito:

1. Establecer objetivo
2. Escoger la fecha
3. 
   Definir publico y obejtivo
4. Determinar el presupuesto
5. Escoger el espacio adecuado
6. Solizitar los permisos necesarios
7. Planificar con tiempo
8. Definir una estrategia de comunicación y difución 
9. Contar con un equipo u organizadores (logistica)
10. Hcer una analisis Pos evento

Ideas estrategicas

Alianza estrategicas: Es un acuerdo entre dos o más organizaciones para trabajar en conjunto y alcanzar metas comunes. El obejetivo de este tipo de asociaciones es incrementar la competitividad de las partes involucradas.

• Hacemos con empresa (grande) Inceptivos
• Creceremos como empresa para así llegar a más

Para que nosotro nos sirve las alianza estrategias:

1. Llegar areconocer como empresa
2. Evento publicitario
3. Tener ayuda de la alcaldia
4. Fuente de financiamiento

Definir los objetivos del evento Tipo y Nombre:

• El Porque, El cómo y el para qué.
• Nombrar comite de organizadores (Logistica)
  
• Seleccionar las fechas
• Determinar numero y tipo de asistente al evento, se decide la razón por la cual se llevara acabo el evento y los invitados deben ser posibles interesados o cliente potenciales en el producto o servicio a promocionar
• Seleccionar el lugar o los lugares
• Elaborar cronograma de actividades

Aquí se establece las ideas antes durante y despues del evento (las tres etapas):

• Estimación de recursos tanto humanos como financiero
• Elaborar presupuesto y determinar fuente de financiamiento
• Presupuesto incluye los gasto que determina el presupuesto, posible gasto inesperados y los incresos que aportan los patrocinadores

Clasificación de evento

De acuero con la naturaleza del evento hay 9 que son:

• Culturales
• Deportista
• Politicos
• Sociales
• Educativos
  
• Cientificos
• Comerciales
• Tecnologicos
• Recreativos

De acuerdo con el grado de exclusividad hay 2 que son:

• Privadas
• Publicas

De acuerdo con el alcance y magnitud del evento hay 5 que son:

• Mundiales 
• Internacionales 
• Nacionales
• Regionales 
• Locales

Etapas del evento 

Pre-Evento

El pre-evento es la fase de planificación, organización y creación de todos los aspectos que conforman un evento. Es la etapa inicial y mas importante de la organización de un evento, ya que en ella se deciden los factores claves.

1) Definir objetivos del evento, tipos y nombre.Corto y llamativo de acuerdo al proposito que se persigue con la realización del evento.

2) Nombrar comité organizador

3) Seleccionar la fecha:

• Si hay sufiente margen de tiempo para la organización requerida.
• Evitar que coincida con la fecha de una actividades similares o dirigada al mismo tipo de publico

4) Determinar el número y el tipo de asistente al evento:

• Participantes
• Invitados especiales
• Expositores o ponentes
• Acompañantes
• Delegados

5) Seleccionar el lugar o lugares de realización:

• Instalaciones especificas donde se realizara el evento
• Capacidad
• Comodidad
• Iluminación
• Equipos
• Acceso

6) Elaborar cronogramas de actividades:

• Duración
• Obejetivos
• Programas: tecnicos o cientificos
• Social para acompañantes de visitas tecnicas
• Turistico

7) Estimación de recursos: 

• Recursos humanos: Persona profesional especializado y obrero que requiere para la realizzción del evento.
• Tecnicas: Equipos de sonido, grabación, comunicación, reproducción, Etc..
• Materiales; Implementos,necesarios ejemplo: Lapices, carpetas, mesas, sillas y las instalaciones a utilizar.

8) Elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiamientos:

• Ingresos
• egresos

9) Promoción del evento:

• Medios de comunicación
• Correo directo
• Publicidad impresa

10) Diseño y elaboración de impreso.

11) Selección y capacitación del personal.

12) Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios.

Post-Evento

El pos-evento es el momento de procesar los datos y recopilar todas la información que podamos analizar para saber si el evento ha cumplido sus objetivos.

1) Recopilación y archivo de información pertinente al evento:

• Conclusiones
• Elaboreación
• Información de tipos
• Academica y administrativa

2) Evaluación:

• Opiniones
• Participantes
• Expositores o ponentes
• Comite de organizador

 Estos son fueron los pasos que se tiene que llevar para tener el evento con exito.

Nuestra página Organización de eventos y protocolos a finalizado. No te preocupes, seguimos aquí para tí. si quieres que haga mas contenido como este contactame [https://evidenciageorge.blogspot.com/2024/01/presentacion.html]
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